LRE (Lettre recommandée électronique) et dématérialisation de document

Documents engageants et traçabilité : LegalBox au service des Ressources Humaines

 

Quel que soit le secteur économique, les services des ressources humaines ont, entre autres, la caractéristique de manipuler des documents ayant une valeur juridique forte et un contenu engageant pour l’entreprise. Il est donc essentiel d’en assurer une traçabilité complète et de pouvoir prouver que les personnes impliquées les ont bien validés.

Processus de recrutement ou rupture de contrat : une traçabilité essentielle pour des documents engageants

Imaginons le cas d’une entreprise procédant à un recrutement. Après sélection du candidat idéal, l’heure est venue de lui faire parvenir une offre finalisée, et engageante, sous la forme d’un contrat de travail ou d’une lettre d’intention d’embauche. Ce type de document a la particularité d’engager l’entreprise sur le poste à pourvoir ainsi que sur les conditions d’embauche, y compris la partie financière. L’élaboration d’un tel document et sa transmission au candidat sélectionné ne sont donc pas anodins, ils peuvent être lourds de conséquences.

C’est pourquoi il est essentiel d’impliquer les bonnes personnes au sein de l’entreprise pour valider, et/ou signer le document final, avant qu’il ne soit envoyé au candidat. Dans cet exemple, on peut imaginer que le chef de service qui emploiera le futur candidat, ainsi que le directeur financier qui sera responsable de sa rémunération, et bien sûr le directeur des ressources humaines, auront à valider le document final d’embauche avant son expédition. Plus important : une fois le circuit de diffusion terminé, toute personne pourra prouver que le document a bien été revu et validé par les bonnes personnes, ce qui évitera d’incriminer un coupable en cas de litige.

Dans le domaine des ressources humaines, le licenciement ou la rupture conventionnelle sont sans doute plus importants encore en termes de traçabilité car les litiges peuvent être plus courants. La faible traçabilité d’un simple email ne suffit pas pour prouver qu’un document a bien été validé par les responsables avant d’être transmis aux intéressés.

La valeur ajoutée LegalBox

C’est là que LegalBox apporte une valeur ajoutée considérable. La solution de LegalBox permet de faire circuler des documents en vue de leur diffusion, validation et aussi signature (signature électronique avec certificat) tout en traçant et en datant l’ensemble des actions ayant lieu sur le document tout au long de son circuit : validation, modification, annotation, signature… Pour améliorer la valeur probatoire de ce processus, la solution LegalBox peut utiliser des jetons d’horodatage issus de sociétés certifiées, ainsi que la signature à l’aide de certificats issus d’autorités de certification.

A tout moment, et surtout en cas de litige, la solution permet de visualiser sans aucun doute possible l’ensemble des personnes ayant interagi avec un document, chaque action étant horodatée. Un directeur des ressources humaines sera donc assuré de respecter les règles internes de l’entreprise concernant les documents critiques devant être transmis à l’extérieur, sans pouvoir être mis en cause en cas de différend.

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