LRE (Lettre recommandée électronique) et dématérialisation de document

Superviser le respect des règles internes et externes tout en boostant votre productivité (partie 1)

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Partie 1 : la gestion électronique des documents au service de la législation

« Les cordonniers sont les plus mal-chaussés », dit le dicton populaire. Serait-ce le cas des entreprises baignant dans une culture informatique et digitale ? Nous constatons que la gestion électronique des documents n’est pas toujours optimisée, inexistante ou peu (voire pas du tout) aux normes chez nos clients.

Il existe pourtant des solutions numériques (workflow, signature électronique, messagerie sécurisée, etc) permettant d’assurer une traçabilité sur vos documents importants. Mais avant de franchir le pas, quelques doutes subsistent ? Dans un environnement administratif parfois oppressant, nous vous démontrerons les avantages, d’un point de vue juridique, d’intégrer nos services de validation de documents. Ensuite, au-delà du respect des règles internes et externes, c’est la productivité qui s’accroît sensiblement avec les solutions LegalBox, comme vous le constaterez.

Certifier la valeur probatoire des documents engageants

Il apparaît essentiel pour une entreprise de gérer et sauvegarder ses documents stratégiques, notamment ceux liés aux règles internes (charte, dossier RH etc) et externes (facture, revenue recognition, etc). Savez-vous que dans le cadre de la dématérialisation des documents et des processus de travail (workflow), il est possible d’en conserver la valeur probatoire ?

Voici une liste non-exhaustive des flux de documents électronique que nous pouvons revêtir d’un sceau juridique :

  • Contrat de travail,
  • Lettre Recommandée Electronique,
  • Factures,
  • Emails
  • Propositions commerciales,
  • Reporting, etc

La validité juridique s’accompagne d’une logique de traçabilité et de conservation pour être complète. La certification n’est qu’un des nombreux atouts juridiques dont disposeront vos documents confidentiels ou importants, notamment pour l’application des règles.

Une logique de traçabilité et de conservation respectée… scrupuleusement !

La solution LegalBox s’appuie sur une notion de traçabilité et d’horodatage qui lui permet de prouver que le document émis a bien passé toutes les validations obligatoires auprès des personnes nécessaires. C’est aussi une protection du contenu des messages.

Premièrement, seules les personnes ciblées y ont accès. En outre, la fiche de circulation retrace le parcours électronique du document pour donner de la clarté au dirigeant.
Deuxièmement, à chaque étape, l’échelon hiérarchique concerné a la maîtrise sur le document (transfert, annotation et sécurise les documents confidentiels, etc).
Troisièmement, un parapheur électronique peut reproduire votre signature sous forme numérique pour certifier juridiquement le document officiel.

Par ailleurs, afin de conserver la valeur probatoire du document confidentiel (perdue si le document en question est imprimé ou numérisé !) nous assurons l’historisation des échanges. Les flux de documents ainsi que les messages électroniques seront mémorisés par nos solutions LegalBox.

Un exemple de l’intérêt d’une traçabilité électronique : c’est une preuve que votre prestataire a bien pris en considération un document (normes de sécurité) avant son intervention. Sa signature, comme sur papier, sera une marque d’authenticité juridique.

LegalBox : un expert reconnu dans la relation informatique-juridique

information-juridique

(source : pixabay)

 

Développeur de la solution HUB depuis 2011, notre statut a depuis évolué pour vous garantir un service de qualité et sécurisé :

  • Membre de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)
  • Expert en sécurité, membre associé de l’Union Internationale des Télécommunications (UIT)
  • Initiateur du protocole d’échange Certified Mail Transfer Protocol (CMTP – ITU X.1341)

 

A savoir, nos audits techniques et juridiques sont réalisés par Polyconseil et Cleona.

 

Cependant, prouver notre expertise ne vous dit rien sur les effets escomptés. Or, en plus du respect de la réglementation insufflée par nos solutions, ce sont des gains de productivité évidents qui sont attendus. En effet, n’est-ce pas plus agréable de travailler avec une meilleure gestion administrative ? La seconde partie mettra en exergue le confort apporté ainsi que le raccourcissement des délais assuré par les solutions LegalBox.

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