LRE (Lettre recommandée électronique) et dématérialisation de document

Quelles sont les normes en vigueur pour certifier sa messagerie et ses documents engageants ?

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Les progrès de la dématérialisation exigent une gestion électronique des documents conforme à la Loi et aux contraintes de sécurité. Cela implique notamment une conservation de qualité afin de maintenir la valeur probatoire (certifiés juridiquement) des documents officiels, des données stratégiques.

En cas de vol, de perte ou de contentieux, êtes-vous en mesure de recouvrer vos documents à valeur probatoire ? Imaginez par exemple qu’un contrat commercial soit introuvable au moment d’un litige ou bien qu’un contrat de travail soit perdu alors qu’un problème avec un employé survient… Sans un document reconnu par la juridiction, un problème bénin peut se transformer en catastrophe !

Si le mot « juridiction » hérisse déjà les poils des dirigeants qui subissent la pression administrative au quotidien, nous avons la prétention de pouvoir démystifier les normes en vigueur en les rendant accessibles. Voici quelques lignes qui souligneront l’intérêt d’avoir une GED et une messagerie certifiées !

 

Disposez-vous d’une messagerie certifiée et quelle est l’importance d’en posséder une ?

Le saviez-vous : un e-mail classique ne revêt aucune valeur juridique ! En cas de contentieux, quelle preuve pourrez-vous apporter quant à l’expédition et la bonne réception d’un document critique ? La notion de traçabilité fait office de parapluie dans le cadre des échanges professionnels. Protégez-vous avec une messagerie qui applique un horodatage aux différentes étapes de l’échange. L’historique des courriers sera également consultable. Il faut que votre identité et celle de votre correspondant soient garanties par un certificat électronique.

En plus des notions de traçabilité et d’horodatage, la solution LegalBox (workflow) permet en outre de prouver que le document émis a bien passé toutes les validations obligatoires auprès des personnes nécessaires .

Avec un document externe, des normes à peu près similaires sécurisent les échanges. Par exemple, la Lettre Recommandée Electronique (LRE), dont les avantages économiques et productifs ne sont plus à prouver, suit également des règles précises. Le décret du 2 février 2011 qui l’ala régi peut se résumer en cinq points importants :

  1. Envoyer des courriers cryptés (chiffrement asymétrique), horodatés et tracés
  2. Obtenir des accusés de réception
  3. Pouvoir signer les documents échangés
  4. Archiver les courriers échangés dans un coffre-fort numérique (nous conservons les preuves pendant 10ans)
  5. Respecter l’anonymat de l’expéditeur et le délai de 15 jours avec la possibilité pour le destinataire d’accepter ou de refuser le courrier.

En tant qu’expert de la lettre recommandée électronique, LegalBox intègre dans son processus d’acheminement toutes les conditions fonctionnelles et techniques requises par le décret du 2 février 2011.

 

Signature Electronique : adieu le crayon, bonjour la certification numérique

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Quotidiennement, les dirigeants signent des documents engageants (contrats de travail, factures, propositions commerciales, documents fiscaux, etc). Depuis les années 2000, en France, leur tâche est facilitée par le numérique qui peut reproduire leur signature papier tout en conservant la même valeur légale. En revanche, seule une signature électronique dite qualifiée est équivalente à une signature manuscrite en UE aujourd’hui. Elle respecte les critères suivants pour être fiable :

  • Authentique : l’identité du signataire doit être transparente.
  • Non réutilisable : la signature n’est pas réutilisable. Elle fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document.
  • Infalsifiable et inaltérable : impossible de modifier la signature et le document signé.
  • Irrévocable : la personne qui a signé ne peut le nier.

LegalBox dispose également d’un module de signature électronique permettant de signer et faire signer électroniquement et de façon sécurisée des documents à des tiers.

 

L’archivage dématérialisé nécessite une valeur légale électronique

L’archivage électronique : comment assurer la certification de vos documents ?

Avec les possibilités du numérique, chaque document subit une dématérialisation détériorant sa valeur juridique. Et ce, sans que vous le réalisiez. Selon vous, le document numérique a-t-il la même légalité qu’un document papier par exemple ?

Au regard de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, le document numérique peut conserver la même valeur que l’écrit au format papier. Mais pour faire valoir son authenticité, l’écrit électronique doit respecter certains critères ! L’article 1316-1 du Code Civil est clair :

 

  • L’expéditeur du document doit être identifiable pour tout type de document (email, PDF, etc).
  • Le document doit être conservé dans son état d’émission. Une modification poserait problème en cas de litige.

Quel est le délai de prescription des documents officiels électroniques ?

Comme vous le savez peut-être, les délais de conservation des documents pour les entreprises varient de 3 à 10 ans en fonction de leur nature. Cette période porte le nom de « délai de prescription ». Or, sur le terrain numérique comme papier, l’arbitrage juridique est le même.

La différence réside dans le choix de la solution GED puisque la Loi ne se prononce pas à ce sujet. Précisons tout de même que le dispositif d’archivage doit bien évidemment être certifié en cas de contentieux juridique. Pourquoi ? Il faut être en mesure de fournir la pièce originale.

Pour souligner un poncif, la gestion des archives est étroitement liée à la pérennité de leur activité. Il est pourtant surprenant de constater qu’encore un grand nombre n’ose pas se tourner vers une solution d’archivage sécurisée. La transformation consiste, dans un premier temps, à choisir un prestataire de confiance qui respecte les aspects légaux. Ensuite, ce n’est qu’une question de prise en main.

Le Hub LegalBox intègre un parapheur électronique basé sur une infrastructure à clés publiques (PKI) afin de sécuriser l’archivage. De plus, nous conservons les preuves pendant 10 ans.

 

LegalBox : un partenaire de confiance pour votre sécurité

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Développeur de la solution HUB depuis 2011, notre statut a depuis évolué pour vous garantir un service de qualité et sécurisé :

  • Membre de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)
  • Expert en sécurité, membre associé de l’Union Internationale des Télécommunications (UIT)
  • Initiateur du protocole d’échange Certified Mail Transfer Protocol (CMTP – ITU X.1341)


A savoir, nos audits techniques et juridiques sont réalisés par deux prestataires de qualité : Polyconseil et Cleona.

Réduisez la pression administrative en intégrant un dispositif d’archivage et une messagerie certifiés sur le plan juridique. Egalement, nous vous proposons de greffer nos solutions à vos logiciels métiers pour bonifier votre productivité (lien vers seconde partie de « superviser le respect… » sur « booster votre productivité »). Qui plus est, notre offre est intégralement personnalisée, taillée et adaptée à l’organigramme de l’entreprise et entend répondre aux besoins commerciaux modernes: comment améliorer et sécuriser la relation-client ?

Testez sans plus attendre gratuitement et sans engagement la messagerie ou le Hub (GED) LegalBox en cliquant ici. Si le test s’avère concluant, contactez-nous. Nous serons ravis d’échanger plus en détail avec vous !

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