LRE (Lettre recommandée électronique) et dématérialisation de document

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LegalBox vous accompagne tout au long de votre expérience utilisateur en fournissant des outils d’aide.

Nous mettons à jour régulièrement notre FAQ et notre documentation en ligne afin de vous donner satisfaction dans l’utilisation de nos solutions. Notre  équipe support est également à votre disposition pour répondre à vos questions.

 

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FAQ !

»Est-ce
Vous êtes propriétaire des courriers que vous échangez via la messagerie LegalBox. Ainsi, LegalBox garantit la restitution sur demande des courriers non archivés pendant toute leur durée de maintient en ligne (2 ans) et de tous les courriers archivés pendant toute leur durée d’archivage (10 ans pour les courriers archivés chez CDC Arkhinéo).
Est-il possible d’envoyer un courrier à une personne non-inscrite au service LegalBox ?
Oui, il est possible d’envoyer un courrier à un non-inscrit. Cependant, pour consulter le courrier que vous avez envoyé, votre destintaire devra s’inscire au service LegalBox. A noter que LegalBox propose un système d’invitation personnalisable qui vous permet d’inviter vos contacts en quelques clics.
A quoi correspond l’heure UTC indiquée sur mes courriers ?
L’heure UTC (Universal Time Coordinated), en français Temps Universel Coordonné, est l’heure de référence internationale. Elle correspond aussi à l’heure GMT (Greenwich Mean Time). En France en horaire d’été, l’heure légale est en avance de 2 heures sur l’heure UTC, en horaire d’hiver l’heure légale est en avance d’une heure sur l’heure UTC.
Source : fr.allmetsat.com
Est-il possible d’envoyer des lettres recommandées hybrides avec LegalBox ?
LegalBox est un service d’envoi de courrier 100% électronique. Aucune distribution postale par LegalBox ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant n’est effectuée.
J’ai plusieurs adresses email, comment puis-je les utiliser avec LegalBox ?
Afin de ne pas avoir à créer plusieurs comptes, LegalBox donne la possibilité à ses utilisateurs d’associer des emails secondaires à un compte principal. Ainsi, il est possible de recevoir tous ses courriers certifiés et  recommandés sur un unique compte, même s’ils sont envoyés à des adresses différentes.
Qu'est-ce que l'identification ?
L’identification est un procédé par lequel LegalBox détermine de manière fiable l’identité d’un utilisateur. Sur LegalBox, il existe plusieurs niveaux d’identification.
Niveau 1: c’est le niveau d’identification par défaut. Il consiste en la vérification de l’adresse email de l’utilisateur
Niveau 2: c’est le niveau nécessaire pour pourvoir ouvrir un recommandé électronique. Pour l’obtenir, il existe plusieurs moyens à savoir l’envoi d’un code par sms, la vérification des documents d’identité ou l’envoi d’un code par courrier postal
Niveau 3: c’est le niveau d’identification le plus élevé. Pour l’obtenir, il faut s’identifier en présentant un certificat électronique référencé ou en cumulant 2 modes d’identification de niveau 2.
Comment fait-on pour s’identifier ?
Pour vous identifier, connectez-vous à la messagerie et rendez-vous sur « Garantir mon identité » dans la rubrique « Compte ». Sélectionnez ensuite le mode d’identification que vous souhaitez utiliser et laissez-vous guider.
Est-ce que je peux utiliser la messagerie sur un autre ordinateur que le mien ?
Oui, vous pouvez accéder à la messagerie LegalBox de n’importe quel ordinateur, en France comme à l’étranger. Pour cela, il vous suffit de vous connecter avec votre adresse email ou votre identifiant et votre mot de passe.
Le service est-il réservé aux particuliers ou aux professionnels ?
Le service LegalBox est accessible à tous sans restriction, 24h/24, 7j/7, 365j/an.
Faut-il être client pour recevoir un courrier LegalBox ?
Pour recevoir un courrier via LegalBox, il n’est pas nécessaire d’être client mais il faut être inscrit au service. L’inscription et la consultation des courriers reçus sont totalement gratuites.
Comment puis-je donner accès à tous mes employés ?
La messagerie LegalBox s’intègre aux applications métiers et bureautiques grâce aux connecteurs API et webservices. Il est ainsi possible de paramétrer des accès à tous les employés d’une entreprise. Pour des besoins d’intégration, merci de nous contacter
Puis-je envoyer des courriers à tous mes contacts (clients, fournisseurs, partenaires) ?
Oui, la messagerie LegalBox permet d’envoyer des courriers à toute personne physique ou morale, qu’elle soit client, fournisseur, partenaire…
Faut-il s’abonner pour utiliser le service LegalBox ?
Le service LegalBox est accessible à tous sans engagement et donc sans abonnement. L’envoi de courriers est gratuit pour les particuliers. Les professionnels peuvent acheter des courriers selon leurs besoins.
Quels formats de fichiers peut-on envoyer ?
La messagerie LegalBox est compatible avec tous les formats de fichiers existants sans aucune restriction.
Sous quels formats puis-je envoyer mes factures ?
Pour vos factures électroniques, choisissez un format qui garantisse la lisibilité et la stabilité des informations dans le temps : PDF/A, XML, TEXT, image TIFF étant les formats recommandés.
Quelle est la taille limite d’un courrier LegalBox ?
La taille limite d’un courrier LegalBox est de 10 Mo.
Quels sont les formats d’archive recommandés ?
Afin de garantir la lisibilité à long terme de vos fichiers archivés, nous recommandons les formats suivants :
Le format PDF/A pour des données textuelles ; Le format XML pour des données structurées; Le format TEXT pour des données non structurées;Le format TIFF pour les images
Faut-il avoir un certificat de signature pour utiliser la messagerie ?
Non, il n’est pas obligatoire de posséder un certificat de signature pour utiliser la messagerie. A l’inscription, un certificat de signature LegalBox est créé pour chaque utilisateur. Ce certificat « interne » peut être utilisé pour signer des documents échangés avec la messagerie. Il est néanmoins recommandé de se procurer un certificat de signature délivré par une autorité de certification reconnue par l’Etat.

 

LE COURRIER CERTIFIE ET LE RECOMMANDE ELECTRONIQUE

Quelle différence y a-t-il entre l’envoi d’un recommandé à un particulier et à un professionnel ?
D’après l’article 3 du décret du 2 février 2011, l’expéditeur doit obtenir l’accord du particulier avant de pouvoir lui envoyer un recommandé électronique. Cet accord préalable n’est pas nécessaire si le recommandé est destinée à un professionnel. Dans ces conditions, le recommandé envoyée au particulier ou au professionnel a la même valeur probatoire qu’une lettre recommandée papier.
Quelle est la différence entre un courrier certifié et un courrier certifié réglementé ?
Le courrier certifié est un courrier qui offre des garanties de nature à lui assurer une valeur juridique. Les courriers certifiés réglementés (LRE, facture électronique, contrat électronique et bullletin de paie) sont des courriers certifiés dont l’utilisation est encadrée par des textes de loi spécifiques.
Combien de destinataires peut-on mettre dans un courrier certifié ?
Cela dépend du type de courrier choisi. Pour le bulletin de paie, un seul destinataire est autorisé. Pour la facture, le contrat électronique et le courrier standard il n’y a pas de limite.
Pourquoi l’email n’a-t-il aucune valeur juridique ?
Pour avoir une valeur juridique, un courrier électronique doit présenter des garanties, notamment en termes de traçabilité, d’identification des correspondants, de confidentialité, d’horodatage etc. L’email ne satisfait à aucune de ces conditions. Son contenu n’est pas confidentiel, il est facilement lisible et modifiable par des tiers. Il ne permet pas non plus d’identifier avec certitude l’expéditeur et rien ne prouve qu’il est bien arrivé au bon destinataire. De fait, l’email n’a aucune valeur juridique.
La LRE a-t-elle une valeur juridique ?
Le recommandé électronique de LegalBox est un courrier recommandé avec accusé-réception admissible comme preuve devant les tribunaux. Conformément aux articles 1316-1 et 1369-8 du code civil, un recommandé envoyé avec le système LegalBox permet :D’identifier LegalBox comme tiers de confiance; De désigner l’expéditeur ; De garantir l’identité du destinataire; De garantir l’intégrité de l’envoi; D’établir s’il a été remis ou non au destinataire; De conserver l’accusé-réception pendant 10 ans
Le contrat électronique a-t-il une valeur juridique ?
Les modalités d’acheminement d’un contrat électronique sont précisés dans l’article 1369-8 du code civil qui précise qu’une lettre recommandée relative à la conclusion ou l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique, à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers, selon un procédé permettant :D’identifier le tiers; De désigner l’expéditeur; De garantir l’identité du destinataire; D’établir si la lettre a été remis ou non au destinataire. Toutes ces conditions sont remplies par LegalBox. Il est donc possible d’envoyer des contrats électroniques dans le strict respect de la législation.
La facture électronique a-t-elle une valeur juridique ?
La facture électronique de LegalBox respecte les exigences du Code Général des Impôts (CGI) selon lesquelles une facture électronique doit :Etre signée avec un certificat pour garantir son origine et son intégrité ; Etre archivée au minimum 6 ans (LegalBox propose d’archiver les factures automatiquement pendant 10 ans); Pouvoir être restituée sur papier ou sur écran en langage clair.
Le bulletin de paie a-t-il une valeur juridique ?
Oui, le bulletin de paie a une valeur juridique à condition qu’il soit acheminé dans le strict respect de la législation. Il doit aussi être archivé au minimum pendant 5 ans par l’employeur et sans limitation de durée par le salarié. Le bulletin de paie acheminé par LegalBox respecte parfaitement les lois en vigueur. Il est possible de l’archiver automatiquement pendant 10 ans.
Comment envoyer mon recommandé électronique ?
Assurez-vous de choisir un prestataire qui respecte bien les conditions fixées par la réglementation comme par exemple, la conservation des preuves de l’échange, le délai de 15 jours pour l’acceptation ou le refus du recommandé par le destinataire, l’envoi d’un accusé de réception etc.

 

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE

Qu’est-ce qu’un certificat de signature ?
Un certificat de signature est un document sous forme électronique qui a pour but d’authentifier l’identité de la personne signataire (carte d’identité), l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération) et l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature). Source : www.marche-public.fr/Certificat-signature-electronique.htm
Où peut-on acheter un certificat de signature ?
Vous pouvez vous procurer un certificat de signature auprès des autorités de certification partenaires de LegalBox : Certigreffe => autorité de certification d’Infogreffe, le Groupement des Greffes des tribunaux de commerce.www.certigreffe.fr; ChamberSign => autorité de certification des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI).www.chambersign.fr Voir toutes les autorités de certification
Comment choisir un certificat de signature ?
Selon le MINEFI, un certificat proposé sur un support physique (clef usb ou carte à puce) est :Toujours plus sûr car on ne peut pas le copier ; Plus pratique car il est possible de l’utiliser sur des sites différents et il n’est pas perdu en cas de problèmes avec l’ordinateur; Plus rentable car il est accepté par toutes les télé-procédures; La différence de prix entre un certificat logiciel et un certificat sur un support physique doit être appréciée selon ces critères.
A qui mon recommandé s'adresse-t-il ?
Avant d’envoyer un recommandé électronique, sachez à qui il s’adresse. Si le destinataire est un particulier, vous devez obtenir son accord préalable avant de pouvoir lui envoyer le courrier. Sans cet accord, vous n’êtes pas autorisé à utiliser le recommandé électronique et même si le destinataire l’ouvre, en cas de litige si vous ne pouvez pas prouver que vous aviez bien son accord, votre recommandé ne sera pas reconnu.
En revanche, si le destinataire est un professionnel, vous n’avez pas besoin d’avoir son accord préalable pour lui envoyer un recommandé électronique.
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